Die Flut an undifferenzierten Kundenansprachen, welche über verschiedene Kanäle auf die Kunden einprasseln, führt je länger je mehr zu Reaktanz auf Kundenseite und damit verbunden, schlechteren Erfolgszahlen der Marketingmassnahmen. Wer nervt sich nicht ab der täglichen Schwemme an Werbe-E-Mails, ohne jeglichen konkreten Zusammenhang oder persönlichen Bezug? 

Im Rahmen des Trigger-Based Marketing wird gezielt auf messbare Veränderungen des Kundenverhaltens, spezifische Kundenaktionen oder ein bestimmtes Ereignis reagiert, weshalb ein für den Kunden nachvollziehbarer Anlass für die Kundenansprache besteht, mit positivem Effekt auf den Marketingerfolg.

Positive Wirkung auf den Kunden durch Kontext und Relevanz

Massnahmen im Rahmen von Trigger-Based Marketing werden Real-Time oder sehr zeitnah ausgelöst. Dadurch liefern sie sofort, im richtigen Kontext des Kunden, die für ihn relevanten Inhalte. Für den Kunden besteht ein verständlicher Anlass für die Kontaktaufnahme, was eine positive Wirkung hinterlässt. Die personalisierte Ausgestaltung jeder Interaktion für jeden Kunden, sorgt zudem für möglichst hohe Relevanz.
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Beispielsweise ermöglicht es Trigger-Based Marketing die erhöhte Aufmerksamkeit des Kunden nach einer Registrierung für einen Online Shop oder einen Kundenclub, für ein Willkommensprogramm auszunutzen. Dieses zeigt dem Kunden über mehrere Stufen die Vorteile der Registrierung auf und bestätigt ihn dadurch auch nochmals, das Richtige getan zu haben mit der Anmeldung, ein psychologischer Aspekt den es nicht zu vernachlässigen gilt. Gleichzeitig ermöglicht das Willkommensprogramm dem Absender, wichtige Botschaften beim Kunden zu platzieren, während einer Phase mit erhöhter Aufmerksamkeit.
Erstaunlicherweise nutzen heute immer noch die wenigsten Unternehmen die Zeit unmittelbar nach der Registrierung aus. Eine einmalige Willkommens-E-Mail nach dem Double-Opt-in (DOI) ist schon das höchste der Gefühle, oftmals ist bereits nach der DOI-E-Mail Schluss.

Generell sind die psychologischen Effekte von Trigger-Based Marketing nicht zu unterschätzen. Sei es bei der Bestellbestätigung, die dem Kunden nochmals versichert, das richtige Produkt bestellt zu haben, einem freundlichen Coupon- oder Warenkorb-Reminder als Serviceleistung für den Kunden, oder einer überraschenden kundenindividuellen Jubiläumsnachricht, welche eine positive Wirkung beim Kunden hervorruft. Alle diese Massnahmen tragen schlussendlich auch zu einer stärkeren Kundenbindung bei.

Wir wollen CRM machen und brauchen ein CRM-System. Diese Aussage begegnet mir immer wieder im Gespräch mit Kunden und ich stelle sofort die Frage: Was wollt ihr denn genau machen im CRM, denn CRM ist nicht gleich CRM und „Das eine CRM-System" gibt es nicht. Darauf folgen dann in der Regel eine Definition des Begriffs CRM sowie eine kurze Ausführung zum Thema CRM-Systemarchitektur.
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Die Definition des Begriffs CRM sowie die Ziele des systematischen Kundenbeziehungsmanagement wurden bereits in diesem Blog behandelt (Was bedeutet CRM eigentlich?), deshalb gehen wir an dieser Stelle nicht mehr darauf ein.

Folgt man dieser gängigen Definition von CRM, umfasst das Kundenbeziehungsmanagement das gesamte Unternehmen und alle Prozesse rund um die Kundenbeziehung. Dementsprechend gibt es auch nicht «Das eine, allumfassende CRM-System». Für ein ganzheitliches Management der Kundenbeziehungen müssen verschiedenen Komponenten einer CRM-Architektur berücksichtigt und zu einem Ganzen zusammengefügt werden. 

Die nachfolgende Graphik zeigt vereinfacht eine exemplarische CRM-Architektur:

Im Rahmen einer ganzheitlichen CRM-Architektur können folgende Komponenten unterschieden werden: 

Analytisches CRM 
Das analytische CRM wertet Kundendaten und kundenindividuelle Transaktionen aus, um eine effektive Segmentierung und effiziente Kampagnengestaltung zu ermöglichen. Das analytische CRM greift auf eine Datenumgebung zu, in welcher möglichst alle relevanten Informationen zum Kunden aus den verschiedenen Customer Touchpoints zusammenfliessen. Diese analytische Datenumgebung ist nicht zu verwechseln mit der operativen Kundenstammhaltung, in welcher im Rahmen eines Master Data Management ein Golden Record zum Kunden gebildet wird. 

Operatives CRM 
Das operative CRM beinhaltet die Kundenstammdatenhaltung (inkl. Master Data Management und Golden Record), sammelt Daten über Kunden, unterstützt den Vertrieb beim Lead-Management und der Bearbeitung der Bestandskunden und verwaltet ein allfälliges Kundenbindungsprogramm.

Zudem vereinigt das operative CRM Kampagnenmanagement und Automation und ist massgeblich daran beteiligt, den direkten Kontakt zum Kunden zu unterstützen. 

• Das Kampagnenmanagement-System unterstützt die Planung, Steuerung und Überwachung von Marketingkampagnen.​
• Das Marketing Automation-System ist eine Softwarelösung zur Automatisierung von Marketingprozessen.

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Kommunikatives CRM (auch kollaboratives CRM)
Das kommunikative CRM dient der Synchronisation aller Kommunikationskanäle, über die mit den Kunden kommuniziert wird. 

Des Weiteren müssen auch Schnittstellen zu anderen vorhandenen Systemen, wie beispielsweise einem Content-Management-System (CMS) zur Bereitstellung der Inhalte für die verschiedenen Ausgabekanäle oder einem Enterprise-Ressource-Planning (ERP), berücksichtig werden im Rahmen einer ganzheitlichen Architektur. 

Wie diese Ausführungen zeigen, gibt es "Das eine CRM-System" nicht. Es braucht verschiedene Komponenten, die im Zusammenspiel funktionieren müssen.
Welche Komponenten im konkreten Anwendungsfall zum Einsatz kommen, hängt von der jeweiligen CRM-Strategie und den Anforderungen, die sich aus dieser ergeben, ab. Eine CRM-Architektur für ein vertriebsorientiertes B2B-Unternehmen im Maschinenbau unterscheidet sich von einer CRM-Architektur für ein marketingdominiertes B2C-Unternehmen in der Konsumgüterindustrie.